BA (Business Analyst) là làm gì? #3 – 4 vai trò của BA

Nối tiếp việc giới thiệu Nghề BA ở #1, và Nghiệp (vụ) BA ở #2, với 4 giai đoạn trong mỗi dự án. Bài này sẽ đi rõ hơn về những việc mà BA phải làm, để cụ thể hoá Nghiệp (vụ) BA, bằng cách mô tả 4 vai trò của BA. Bốn vai trò này không tương xứng với 4 giai đoạn trong mỗi dự án, mà là 4 vai trò trong suốt lộ trình sự nghiệp của một BA.

Khi bạn chăm sóc cây cối, cho dù trong chậu cây ngoài ban công, trong góc vườn trên sân thượng hay ở một cánh đồng siêu mẫu, bạn cũng cần phải chăm sóc với sự tỉ mỉ, cẩn thận nhất. Khi cây trái bị sâu bệnh, cần thuốc chữa; hoặc khi thân lá còi cọc cần bóng phân, bạn lại cẩn thận tìm tòi xem loại thuốc nào, phân bón nào là phù hợp nhất. Quá trình đó đòi hỏi sự siêng năng, và tình cảm mà bạn dành cho cây cối. Thế giới ngày nay, là thế giới của các dự án, nó giống như một khu vườn vĩ đại mà bạn đang chăm sóc một vài chậu cây. Các nhà Phân tích Kinh doanh (BA) cũng giống như những thợ làm vườn, tràn đầy tình yêu và sự siêng năng.

Từ khi khởi tạo dự án cho đến khi kết thúc dự án, các BA đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của cả dự án, cũng như từng kết quả nhỏ mà dự án đem lại. Hãy nhấn nút khởi động dự án của bạn, và nhiệm vụ đầu tiên mà bạn cần thực thi, là xác lập mục tiêu của dự án.

Các dự án được sinh ra nhằm tạo sự đổi thay. Sự đổi thay đó có thể cải thiện đáng kể khả năng, hiệu quả của tổ chức. Nếu không có những phân tích đúng đắn, tổ chức sẽ phải bỏ ra rất rất nhiều nỗ lực để cải tổ, hoặc chấp nhận vận hành một cách nặng nề, trì trệ. Hệ quả là các hành động của tổ chức trở nên nhầm lẫn, khó dự đoán, và gây khó khăn trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức. Với vai trò một BA, bạn có nhiệm vụ đầu tiên là tìm và hiểu những qui trình làm tổ chức khoẻ hơn, hay yếu hơn; sau đó đề xuất, hoặc xác thực các đề xuất cải tiến và biến nó thành một dự án.

Vai trò thứ 2 của một BA là quản lý quy trình đề xuất (requirements process) trong dự án. Để thực hiện được việc này, bạn cần làm việc với đồng đội của mình thường xuyên nhằm thu thập lượng thông tin, và hình thành sự hiểu biết sâu về những gì mà tổ chức của mình đang làm, và những gì sẽ khiến cho tổ chức trở nên hiệu quả hơn. Sau đó, BA không được phép Brainstorming, mà sẽ túm những thông tin đó lại, và vẽ nên những bức tranh logic. BA có thể sử dụng một số công cụ như dưới đây:

Flowcharts: Cho cái nhìn từng bước, mô tả sự vận hành theo quá trình. Bức tranh này ghi nhận tình hình thực tại của tổ chức, và điểm tên những mong muốn mới, những kết quả kì vọng về công ty.

Các thành phần của một Flowchart

Một flowchart mô tả một phần quy trình nhân sự

User stories: Một bức tranh tả về những gì mà các đồng đội trong công ty mong muốn vươn tới.

User story là giải pháp tốt để hạn chế các tranh cãi, xung đột về chức năng, đồng thời giúp phát hiện các công đoạn đang bị trì hoãn

Context diagrams: Một bức tranh mô tả mối tình truyền kiếp giữa các phòng ban kinh doanh, các khách hàng, cách mà họ đã yêu, đã hận nhau thế nào.

Context Diagram giúp tiền bạc phân minh, ái tình xòng phẳng

Việc vẽ nên các bức tranh này sẽ được đề cập đến trong các bài viết sau.

Vai trò thứ 3 của BA, đó là quản lý các thay đổi liên quan, trong suốt thời gian thực thi dự án. Như đã đề cập ở BA#2, công việc này bao gồm xác nhận các đề xuất thay đổi, và lobby để đẩy nhanh việc tiến hành các đề xuất đó. Công việc này thực sự quan trọng, nó khiến cho bản thân nhân viên cảm nhận được sứ mệnh của mình trong tổ chức, bởi họ cảm nhận được các sự thay đổi liên tục nhưng tích cực. Nếu các sự thay đổi là liên tục nhưng không (thể hiện rõ được sự) tích cực, hoặc tích cực, nhưng không đủ tần suất để mọi người được truyền cảm hứng, thì tỉ lệ thôi việc sẽ bắt đầu gia tăng. Việc quản lý để nắm bắt được nhu cầu thay đổi, xác nhận các đề xuất, khởi xướng và thúc đẩy các thay đổi sẽ đảm bảo rằng hiệu quả của công ty luôn được gia tăng, và chính sự gia tăng đó sẽ phản chiếu kết quả của từng dự án, một cách tổng thể.

Với một nền tảng kiến thức rộng trên toàn dự án, BA cần thêm kinh nghiệm dày dặn để đưa ra được các khuyến nghị thay đổi thực sự hữu ích. Khi đưa ra các thay đổi này, BA đóng vai trò thứ 4, như một giám đốc sản phẩm, là người trải nghiệm và đánh giá các sản phẩm (trong trường hợp này, là các đề xuất thay đổi) trước khi áp dụng nó sang bất kể một phần, hoặc toàn bộ quy trình nào khác của tổ chức. 

Công việc của BA nhiều khi phải lặp đi lặp lại, không biết bao giờ mới thôi, giống như Sisyphus, vị vua đầu tiên của Ephyra, thích chọc giận các vị thần cả trên thiên đường lẫn địa ngục. Cuối cùng, ông phải chịu hình phạt đẩy một tảng đá nặng lên núi. Khi nào Sisyphus đẩy lên tới đỉnh, tảng đá sẽ tự lăn xuống, và Sisyphys lại phải tiếp tục đẩy tảng đá lên, cứ như thế không bao giờ kết thúc.

Sisyphus là biểu tượng kinh điển về việc làm đi làm lại một việc mà không ngừng nghỉ (nhưng không biết có chán không)

Một BA được đặt vào vị trí tốt nhất để đảm bảo quá trình vận hành, và sản phẩm cuối đáp ứng được các yêu cầu dự định. Vị thần này cũng phải biết cách để thu gom kiến thức từ những người dân, và hiểu cách những những người dân mưu sinh. Cuối cùng, vị thần đảm bảo vai trò của mình trong mỗi vòng đời dự án, và không ngần ngại đập tan thành quả của nó ở trong một vòng dự án khác đang nằm ở thì tương lai. Vậy nên, mọi dự án cần phải được bắt đầu với sự sẵn sàng kết thúc, sẵn sàng thất bại trong tâm trí.

Vậy, để tránh bị rơi vào tình trạng như Sisyphus, BA nên đảm bảo rằng mỗi dự án mình thực hiện cần phải có các Tiêu chí hoàn thành (các tiêu chuẩn chi tiết nhất về những điều cần phải được thực hiện cho đến khi dự án được coi là hoàn thành và có thể kết thúc). Các BA thường là người có thể nhìn vào những thành tựu chung (của các dự án) được thực hiện bởi các quá trình, công cụ, và xác định xem mục tiêu đã hoàn thành như dự định hay chưa.

Anubis, một BA nổi tiếng không ăn hối lộ của Ai Cập cổ đại

Giống như thần Anubis cân trái tim người chết với một sợi lông, việc phán xét của BA sẽ quyết định dự án được siêu thoát (hoàn thành), bị đày đoạ (làm lại từ đầu), hay bước vào một vòng luân hồi mới (cải tiến). Chính bởi vậy, các nhà quản trị phải biết đánh giá đúng vai trò, và công việc của các BA, để đảm bảo tổ chức của mình đạt được hiệu quả tốt nhất.

Vậy, túm lại, để trở thành một Badusiness Assnalyst giỏi, có 4 vai trò mà bạn cần phải kinh qua:

  1. Tìm hiểu những quy trình làm cho (tổ chức, sản phẩm) khoẻ hơn, yếu đi
  2. Quản lý qui trình đề xuất (ghi nhận, xác minh, xử lý những thay đổi)
  3. Quản lý các thay đổi có liên quan (phát sinh ngẫu nhiên, tất nhiên)
  4. Trải nghiệm và đánh giá các thay đổi (chứ không phải trải nghiệm và đánh giá các đề xuất, các đề xuất phải được dứt khoát khi bạn đảm đương các tác vụ được đề cấp đến trong vai trò số 2).

Hoang A. Duc

BA (Business Analyst) là làm gì? #4 sẽ đi sâu hơn về những kỹ năng mà BA phải có.

 

Leave a Reply