BA (Business Analyst) là làm gì? #1

Business Analyst là ai?

Business Analyst (nhà phân tích kinh doanh), hay thường được biết đến với cách gọi tắt là BA là vai trò không thể thiếu được trong nhiều hoạt động kinh doanh, đặc biệt là với ngành phần mềm. Công việc của BA là sự kết hợp giữa các nhiệm vụ và kỹ thuật để trở thành một cầu nối, liên lạc giữa các bên liên quan để thấu hiểu được cấu trúc, chính sách và cách vận hành của một tổ chức, qua đó đề xuất giải pháp để giúp tổ chức đạt được mục tiêu của mình.

Công việc của một BA đòi hỏi sự hiểu biết thực sự về cách mà các tổ chức vận hành, và xác định khả năng, nguồn lực mà một tổ chức cần có để đảm có được sản phẩm, dịch vụ tốt nhất, cũng như các kết quả tốt nhất cho các bên liên quan (stakeholders). Công việc này bao gồm cả việc xác định mục tiêu của tổ chức, làm thế nào để mục tiêu đó kết nối tới từng mục tiêu cụ thể, xác định các giai đoạn và hành động mà một tổ chức cần phải thực hiện để đạt những mục tiêu nhỏ, và mục tiêu lớn, cũng như xác định vai trò, nhiệm vụ của các đơn vị, bộ phận khác nhau, cả trong và ngoài tổ chức.

Đối với bất kì một tổ chức nào, công việc phân tích kinh doanh cũng cần hiện hữu để hiểu tình trạng hiện tại của chính tổ chức, hoặc để làm cơ sở cho việc xác định các nhu cầu phát triển sau này.

Khổn Minh từng kể lại: "Bạn tôi, anh Lỗ Túc, một BA điển hình của Đông Ngô. Ít gây hấn, và rất hay giảng hoà, cuối cùng lừa tôi để lấy đấy của chúa tôi."

Gia Cát Khổng Minh từng kể lại: “Bạn tôi, anh Lỗ Túc, một BA điển hình của Đông Ngô. Ít gây hấn, và rất hay giảng hoà, cuối cùng lừa tôi để lấy đất của chúa tôi. Tôi mến Túc nhưng cũng hận vô cùng…”

Trong quá trình tác nghiệp, mỗi BA cần phải phân tích và tổng hợp thông tin được cung cấp bởi một số lượng lớn những người có liên đới với doanh nghiệp, như khách hàng, nhân viên, các chuyên gia CNTT, các nhà quản lý. Trong và sau quá trình tương tác ấy, BA có trách nhiệm thu thập ý kiến, nhu cầu thực tế của các bên liên quan, chứ không chỉ đơn giản là những mong muốn mà họ biểu hiện ra ngoài. Trong nhiều trường hợp, các BA cũng phải ngồi làm việc cùng, tham gia vào sự giao tiếp giữa các bên liên quan để nắm tình hình được thấu đáo, triệt để hơn. Qua đó, BA trở thành vai trò trung tâm, trong việc sắp xếp và cân đối nhu cầu của các bên liên quan với khả năng cung cấp. Ta có thể hiểu đơn giản, BA đóng vai trò thông dịch viên giữa các bên.

BA trong ngành phần mềm.

Trong ngành phần mềm, không chỉ BA, mà bản thân các PM (Project Manager) cũng cần phải có kiến thức thật vững trên một số lĩnh vực phụ trợ, bên cạnh chuyên môn chính của riêng mình.

PM thì phải biết quản lý dự án; tức là một chút kỹ năng lãnh đạo, một chút thông tin về lĩnh vực của khách hàng mà dự án của mình đang triển khai, và một chút, một chút kiến thức về phát triển phần mềm.

Và để công bằng thì BA cũng vậy, phải biết phân tích kinh doanh, và phát triển phần mềm, một chút quản lý dự án, và một chút kiến thức về lĩnh vực của khách hàng. Từ đó, BA mới có thể tiến hành công việc của mình (Enterprise Analysis, Planning & Management, Elicitation, Communication, Analysis & Documentation Requirements, Solution Assessment & Validation)

Viện Phân tích Kinh doanh Quốc tế (IIBA) có đưa ra mô hình giao thoa như dưới đây để tóm lược lại vai trò của một BA.

1

Điều quan trọng nhất mà một BA cần phải biết, đó là thông tin cốt lõi về các vấn đề cần khám khá; yêu cầu quả trị; và quản lý các bên liên quan. Những kiến thức này sẽ đảm bảo cho BA hoạt động hiệu quả hơn, khi trở thành thành viên của nhóm phát triển, bởi họ hiểu về bối cảnh mà mình đang hoạt động.

Quản trị dự án
Nếu một BA có kiến thức, kỹ năng quản trị dự án, thì họ sẽ hiểu về dự án mình đang làm, và có thể hoạt động hiệu quả hơn, đặc biệt là độc lập hơn, bởi tránh làm phiền các thành viên khác. BA sẽ thấu hiểu được nguồn cốc của động lực, áp lực trong mỗi dự án, để chạy từng dự án con hoặc cả dự án lớn tốt hơn.

Nếu một BA không có kỹ năng quản trị dự án, chắc chắn họ sẽ thường xuyên xugn đột với các PM, với các thành viên trong nhóm, và với cả nhà đầu tư, bởi khi đó, BA thường chỉ tập trung vào việc hoàn thành công việc theo yêu cầu, và nhắm tới mục tiêu duy nhất là bàn giao sản phẩm theo hợp đồng (dù họ có thể đang không hiểu yêu cầu). Trong tình huống này, BA giống như ngáo ộp, gây tức tối cho cả đội ngũ, chứ không phải là một thành viên tích cực của nhóm dự án.

Phát triển phần mềm
Trong nhiều ngành, BA không bắt buộc phải tham gia sâu vào việc sản xuất. Tuy nhiên, trong các dự án phầm mềm, hầu hết mỗi dự án đều cần có ít nhất một BA, số lượng BA tăng lên hay không phụ thuộc vào mức độ phát triển của sản phẩm đó tới đâu, từ cài đặt một hệ thống chấm công, cho tới thay đổi hệ thống quản lý của cả một công ty.

Cho dù đó là một công việc rất phức tạp, nhưng BA vẫn phải tham gia vào để hiểu quá trình xây dựng, cũng như các kỹ thuật, các hệ thống được triển khai bởi đội ngũ kỹ thuật. Thông thường, BA chính là cầu nối giữa Marketing, Operation và IT. Vai trò của BA là kiểm soát để không xảy ra xugn đột, và hoà giải các xung đột nếu có; phiên dịch các ngôn ngữ chuyên môn giữa các bên, để cho các cuộc thảo luận không bị sa đà, lệch lạc. Để làm được điều đó hiệu quả, BA cần có thể nói được tiếng nói của những người làm kỹ thuật.

Nếu như BA khôgn hiểu quy trình phát triển phần mềm, sẽ tạo ra nhiều khó khăn trong việc ra quyết định, nhất là vào những lúc phải bàn giao từng giai đoạn phát triển của sản phẩm. BA sẽ gặp khó khăn khi cố đào sâu vào các chi tiết kỹ thuật, giải thích với khách hàng các yêu cầu đã được đáp ứng, và giải thích với đội ngũ kỹ thuật về những yêu cầu chưa được đáp ứng.

Sự thấu hiểu kỹ thuật sẽ giúp BA có được niềm tin, và sự đồng cảm từ đội ngũ kỹ thuật. Họ sẽ thấy BA là ngừoi có cùng quan điểm của họ, chứ không phải là một tay hổ báo nào đó đến từ thế giới con buôn. Tương tự như thế, bằng việc học cách nói ngôn ngữ của đối thủ, một BA có thể trở thành có ích với đối thủ, và chiếm vai trò quan trọng của đối phương.

Nghiệp vụ chuyên môn
Một BA thường bắt đầu sự nghiệp của mình với vai trò vận hành trong một nhóm nhỏ, sau đó là một chuyên gia tư vấn, một bậc thầy về việc “getting things done”. Qua các giai đoạn đó, BA nắm rõ kiến trúc thượng tầng, cơ sở hạ tầng, các network cá nhân, và cả khung pháp lý của doanh nghiệp mà họ đang bắt tay. BA cũng đồng thời trang bị cho mình khả năng đặt câu hỏi một cách chuẩn xác, để nắm bắt được quyền lợi, và đào sâu vào các vấn đề chính nhanh hơn.

Thông thường, các BA không chỉ có một nền tảng chuyên ngành, mà phải hiểu sâu về nhiều ngành khác nhau. Để thu thập nền tảng về nhiều chuyên ngành khác nhau, các bạn có thể bắt đầu từ những năm đầu khi học đại học, hãy tập thói quen đọc tin từ các bản tin tuyển dụng, xem xem họ yêu cầu gì từ một chuyên gia IT, và theo dõi xem những yêu cầu đó thay đổi theo thời gian ra sao. Sau đó, hãy lăn xả vào nhiều lĩnh vực các nhau, để rèn luyện các kỹ năng, và nhất là các giác quan của mình thật nhạy bén. Khi bạn đã đạt được tới tầng cao, và hiểu sâu về sự vận hành của ít nhất một chuyên ngành, bạn đã đủ tư cách để trở thành một BA thực sự. Quá trình dấn thân kể trên không chỉ luyện tập cho bạn một cái nhìn sắc sảo, nhắm thẳng vào vấn đề, mà còn cho bạn một sự đảm bảo chắc chắn rằng “bạn có thể làm được mọi việc”.

Không ai bắt buộc các BA phải kinh qua tất cả các ngành, cũng như ngăn cấm các BA không được tập trung vào một lĩnh vực duy nhất. Thông thường, những BA thường gắn bó với một team, sau đó cứ thế phát triển mãi và trở thành chuyên gia trong lĩnh vực đó. Ngày đầu tiên làm BA họ làm gì, thì mười năm sau họ vẫn làm như vậy, để đạt được sự tinh hoa trong chính ngành đó. Tuy nhiên, cũng có những người ưa thích sự phong phú, và gia tăng nhiều chiều kinh nghiệm của mình. Cả hai đều là những hướng đi tốt, mỗi BA nên xác định rõ ngay từ đầu, tránh việc giữa đường đứt gánh tương tư.

Tóm lại, làm BA, thì cẩn thận, đừng trở thành Bad Ass!

Leave a Reply